Externalisation comptabilité
Pourquoi sous-traiter la tenue de sa comptabilité ? |
Il est possible de faire tout par soi-même : réparer sa voiture, agrandir sa maison.
Il est souvent plus judicieux de confier ces tâches à des spécialistes et de consacrer son temps disponible à ce que l'on sait réellement bien faire.
Il en est de même pour la comptabilité.
Toutefois il est normal qu'un chef d'entreprise se pose des questions :
Ma comptabilité va me coûter plus cher !
En fait, ce n'est souvent pas le cas..
L'utilisation par les cabinets de matériels et de logiciels performants, parfaitement maitrisés, entrainent des gains de temps significatifs.
Le passage d'une comptabilité tenue en interne à une comptabilité sous-traitée est l'occasion de revoir les méthodes de travail, de les optimiser c'est à dire de supprimer tous les "petits carnets", les tableaux de tous ordres créés au fil des ans, les doublons qui prospèrent inexorablement.
Le retour à la rigueur et au strict nécessaire administratif feront à coup sur diminuer les temps passés.
Le temps gagné par l'entreprise pourra être consacré à d'autres tâches où elle sera plus performante.
Dépossédé de ma comptabilité, je n'en tirerai plus aucun enseignement !
La comptabilité est un moyen d'information.
Lorsque celle ci est tenue au cabinet, il suffira à l'entreprise cliente d'avoir une connexion internet pour y accéder.
Cette consultation peut se faire en tout lieu et à toute heure.
Les logiciels utilisés par les cabinets permettent des accès sélectifs et de lier la pièce justificative à l'écriture, d'où des avancées appréciables :
- Le commercial pourra consulter la comptabilité client, même en déplacement.
- Le chef d'entreprise aura à sa disposition en permanence les éléments nécessaires ( comptabilité, documents de synthèse, dossier social ... ) à ses prises de décision.
Mon seul interlocuteur sera désormais une machine !
Ce type de collaboration entreprise-cabinet n'est pas du tout incompatible avec des contacts traditionnels.
Avec une comptabilité plus disponible, le chef d'entreprise en fera un usage plus fréquent et, nous en sommes persuadés, développera son besoin d'informations et de contacts directs avec un interlocuteur, son expert-comptable, professionnel toujours à la disposition de son client.
L'organisation dans l'entreprise
La comptabilité enregistre :
- des opérations de trésorerie.
- des achats de fournitures et de frais généraux représentées par des factures reçues.
- des opérations de ventes concrétisées par des factures émises.
A - Transfert des opérations de trésorerie.
La procédure ETEBAC peut être utilisée.
Cette procédure est gratuite pour l'entreprise; celle-ci donne son accord pour que ses opérations bancaires soient acheminées directement au cabinet sous forme de fichiers informatiques.
L'entreprise s'organisera pour ses remises de chèques, d'effets pour utiliser un fichier excel générant automatiquement des écritures comptables qui s'intégreront dans la comptabilité et compléteront la saisie ETEBAC
B - Transfert des factures d'achats et de ventes.
Les pièces sont scannées soit par l'entreprise et le fichier correspondant envoyé par internet, soit directement au cabinet.
L'entreprise ne se sépare donc pas de ses documents.
La consultation de la comptabilité
Des codes vous permettent d'accéder à votre comptabilité et de réaliser les travaux habituels
Les conditions d'utilisation sont idéales : aucune limite en ce qui concerne le lieu et l'heure de consultation.
Il suffit d'avoir une liaison internet.
Plusieurs types d'accès sont possibles : intégral ou limités à un type de comptes ( exemple : comptes clients pour un commercial )